تجربه نگاری و مستندسازی تجارب

مفهوم مستندسازی

مستندسازي يعني ثبت (مکتوب نمودن)، گردآوری، تنظیم و تدوين، دسته بندی و نگاهداری اطلاعات و مفاهيمي كه خود از فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد. بررسي مفاهيم فوق نشان مي دهد كه همة آنها بر حفظ و نگهداري اطلاعات تكيه مي كنند. وجه اشتراك اقدامات مستندسازي، مكتوب نمودن بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان است.

مستندسازي مستلزم برقراری ارتباط اسنادی بین وجوه مختلف انجام يك فعاليت يا مجموعه فعاليت هاست كه در زیر به آن ها اشاره شده است:

• فعاليت يا فعاليت هاي موردنظر در جهت تأمین هدف يا هدف هاي خاصي سازمان دهي شده باشد.
• راهکارهای اجرايي و اقدام های ضروری راجع به هر فعاليت از قبل مشخص و تعريف شده باشد.
• مرجع ذيصلاحي انجام آن را به تصويب رسانيده و مجريان شناسايي و معين شده باشند.
• نتايج فعالیت ها و آثار مترتب بر آن، اعم از مثبت يا منفي بنابر پيش بيني معين و مشخص شده باشند.

تجربه چیست؟

در زیر تعریف تجربه از منظر های گوناگون نشان داده شده است:

• مفهوم آزمودن و از آزمودة خويش آموختن
• يكي از فوايد اصلي و اولية تجربه، ايجاد تصويری تاريخي در ذهن است. به كمك اين تصوير ميتوان شرايط و اتفاقات جديد را مشاهده و درك كرد. دانش ناشي از تجربيات، نقش يا نقوشي آشنا در ذهن به وجود مي آورد كه با استفاده از آنها ميتوان بين آنچه كه اكنون در حال شكل گرفتن است و آنچه كه قبلاً اتفاق افتاده، ارتباط برقرار كرد .
• تجربه را فرآيند مواجهه و شناخت مسئله، اتخاذ تصميم و اقدام درجهت اجراي آن در جريان حل يك مسئله يا مشكل جديد نيز مي دانند. تجربه منبع اصلي آموزش مديريت، وظايف، مسئولیتها و چالشهای شغلي است.
• تجربه فرايند حصول دانش يا مهارت در يك مقطع زماني خاص است كه از طريق مشاهده و انجام دادن كاري حاصل ميشود.
• تجربه عبارت از بیان مشاهدات، تجزيه و تحلیل، اندازه گیری، ثبت، مقايسه، تمثیل، طبقه بندی و تعريف فعل و انفعالات پديده ها است.

اهمیت مستندسازی تجربه

انسانها به دليل محدوديت ظرفیت ضمیر ناخودآگاه خود، قادر به حفظ و يادآوري تمامي مطالب نيستند. يادگيري ميتواند از طريق تجربه تحقق يابد. همة مديران براي يادگيري از اشتباهات قبلي خود، ارزش قائل ميشون و براي مديران موفق ضروري است كه متوجه شوند چه كارهايي را غلط انجام داده اند، پيامدهاي آن چه بوده است و چگونه در آينده از شرايط مشابه اجتناب كنند. جالب است بدانید ۷۰ درصد مشکلات يک سازمان تکرار پذير می باشند اما متاسفانه ثبت نگرديده است.

بسياري از تجربيات با الگوسازي و يادگيري از طريق مشاهدة نحوة کار نظام مند افراد يا سازمان های موفق و تجزيه و تحليل نحوة كار آنها بدست آيد. مستندسازي روشها، فنون و آموخته هاي انسانها، راهكارهاي مطمئن در انتقال تجربيات فردي و اجتماعي به ديگران است.

کاهش زمان، جلوگیری از تکرار آزمونهای پیشین و گاهي اوقات مخرب، ممانعت از هزينه هاي سخت افزاري و نرم افزاري براي دستيابي به يك تجربه و يا واقعه دريافت انتقاد و اظهارنظر ديگران به رشد و پرورش افكار، اطلاعات و تجربيات كمك مي كند.

اهمیت و مزایای مستندسازی تجارب

الف. منافع فردی مستند سازی تجارب

• تقويت مهارت بازخواني وقايع، گرد آوري اطلاعات و …
• غلبه بر ترس از نوشتن و تقويت مهارتهاي نگارشي
• تقويت مهارت سازماندهي و هماهنگي اجزا در قالب يك كل هدفمند
• جلب توجه افراد به ابعاد مختلف رويدادها، مسائل سازماني و…

ب. منافع سازماني مستندسازی تجارب

• ثبت تاريخي، تحلیلي و علمي تجارب، موفقيت هاي فردي و سازماني، ثبت مراحل تغيير و رشد سازمان و…
• فراهم آمدن زمينه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازماني در سازمان
• توجه به سازمان و مسائل آن از ابعاد و زوايای مختلف
• فراهم شدن زمینه بازخواني رويدادهای گذشته و امکان ارزيابي علمي نقاط قوت و ضعف سازمان و مديران آن
• ارائه تصويری جامع از مجموعه رويدادهاي سازماني مرتبط به هم
• تسهيل و تقويت يادگیری سازماني
• ابزاري براي الگوبرداري از بهترين تجربيات (Benchmarking)

کدام تجربه را مستند کنیم؟

تجربه ای كه حداقل يکي از ويژگیهای زير را دارد، ارزش يادآوري و مستندسازي خواهد داشت:

• نتايج آن باعث تغییر و تأثیرگذارى در سازمان شود.
• نقطة عطفي در دوران مديريت مديران محسوب شود.
• براي شما ارزشمند و به ياد ماندني محسوب شود و از آن درس گرفته باشيد.
• نسبت به تواناييهاي خود ديدگاهتان را تغییر داده باشد.
• ديد شما را نسبت به همكاران و شرايط كاري خود عوض كرده باشد.

چه مواردی را می توان به عنوان دانش نوشت و مستند نمود؟

موارد زير در صورت مستندسازي و نگارش صحيح ” دانش ” محسوب مي شوند.

1. تجربیات عملي از پياده سازي يك روش يا شيوه جديد و نتايج حاصل از يك تغيير يا نوآوري در فرآيندهاي كاري
2. بيان موفقیت های سازمان به شرط آنكه در خصوص تصميم ها، نگرش ها و جزئيات دستيابي به اين موفقيت و بررسي گزينه هاي مختلف توضيحاتي داده شود .
3. بيان شکست ها و درسي كه از آن آموخته ايم .
4. مستند سازي موارد تجربي و کاربردی كه در كتابها، مقالات و اينترنت يافت نمي شوند.
5. مستندسازي تغییرات، تصميمات مهم مديران و دانشي كه اين تصميم ها را احاطه كرده است.
6. مستندسازي حوادث، شامل جزئيات و علل ريشه اي بروز حادثه و توصيه هائي براي جلوگيري از بروز مجدد آن و درس هاي آموخته از هر حادثه .
7. مصاحبه با مديران و مسئولين و مستندسازي تجربيات ايشان .
8. مستندسازي تجربیات گروهي براي حل يك مسئله يا مشكل سازماني يا فرآيندي به صورت انجمن هاي خبرگي
9. مستند سازي روايتهای سازماني و روايت گوئي ها[۱] ( Story Telling )
10. موردنويسي ( نوشتن Case Study ) به عنوان مثال در مورد پي بردن به يك نوع خرابي خاص به ويژه در كارهاي بازرسي فني و تعميرات ثبت و نگارش تلاش ها و تصميمات و مراحل بر طرف نمودن موفقيت آميز آن عيب يا خرابي، توصيه هائي براي جلوگيري و بروز مجدد آن عيب و درس هاي آموخته از آن يك نمونه مورد نويسي به حساب مي آيد.
11. شركت در يك سخنراني مهم کاربردی يا دعوت از مديران با تجربه، بازنشسته و قديمي براي سخنراني و مستند سازي مهمترين بخش ها و پيام سخنراني .
12. مستند سازي و ارائه مهمترين مطالب آموخته شده در يك ماموريت آموزشي برون مرزي يا يك دوره آموزش تخصصي كاربردي در خارج از سازمان .
13. انجام تحقیق و پژوهشهای کاربردی در حوزه هاي مربوط به سازمان و مستندسازي نتايج و دانش حاصل از پژوهش كاربردي.
14. مستندسازي درس هاي آموخته از پروژه ها .
15. مصاحبه با عوامل موثر و درگير در يك واقعه مهم سازماني (ظير يك پروژه، تعميرات اساسي يا بازسازي) و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربيات، نظرات و پيشنهادات ايشان در اين خصوص.
16. شناسائي و ارزيابي ريسک واحدها و تجهيزات فرآيندي و ارائه نكات و مطالبي در خصوص ريسك هاي اصلي و بزرگ واحد يا يك تجهيز و بيان تمهيدات لازم . (بهتر است اين نوع مستندسازي به صورت گروهي و در قالب انجمن خبرگي صورت پذيرد.)
17. انجام بازديد از سازمان هاي موفق در زمينه هاي مختلف و انجام الگو برداري از بهترين و مستند سازي و ثبت مهمترين تجربيات (Bench Marking )، برداشت ها و آموخته ها از الگو برداري ها
18. مستند سازي تعاملات دانشي با سازمان ها و موسسات ديگر و كانال هاي ارتباطي و تعامل دانشي با اين موسسات و نيز مستند سازي فعاليت هاي مشترك و مهم
19. تعامل با سازمان های مشابه و ثبت تجربيات ايشان در خصوص فرآيندها و تجهيزات مشترك و يا تحقيق و تفحص اينترنتي در مورد نحوه برخورد يك سازمان ديگر با مشكلات كنوني ما .
20. برگزاری جلسات هم انديشي در مورد يك مشكل سازمان و مستندسازي مهمترين يافته ها و به ويژه پس از عملي و اجرائي شدن يك يا دو مورد.

چگونه تجربه ها را مستند کنیم؟

يكي از روشها: استفاده از روش موردنويسي

توانايي بالقوة اين روش در گردآوري و انتقال دانش، آن را به ابزاري مناسب براي ثبت و انتقال تجربيات سازماني تبديل كرده است. مورد عبارت است از ثبت يك مسئلة مديريتي كه مدير سازمان يا كاركنان با آن روبهرو هستند، همراه با شرايط محيطي و روندهاي مؤثر برآن و نيز ايدهها، پيشفرضها و قضاوتهايي كه اين افراد تصميمات خود را بر آن اساس اتخاذ نموده اند.

• گام اول: توصیف موضوع/ بیان مسئله:

تشريح كنيد مشکل يا مسئله ای كه در سازمان با آن مواجه بوده ايد، چيست؟ عوامل و شرايطي كه موجب به وجود آمدن و بروز مشكل شده كدام است؟ آيا اطلاعات کافى جمع آورى شده است؟ آيا ابعاد مختلف آن بررسى شده است؟ گستردگى موضوع تا چه حد است؟ اگر اقدامى براى حل مشكل نشود، چه پيامدهايي خواهد داشت ؟ ضرورت و اهميت آن چيست؟ (تشريح كنيد موقعيت زمانى و مكانى مشكلى كه با آن مواجه بوده ايد چه بوده است و نقطة شروع آن از كجاست؟)

• گام دوم: راه حلهای ارائه شده برای حل مسئله :

چه اقداماتي براي حل مسئله انجام شده است؟ راه حلهاي ارائه شده كدام است؟ در اينجا لازم است نويسنده، شيوه هاي ارائة راه حل را كه فردي يا گروهي است، توصيف كند ( از مشاورت چه افرادي استفاده شده است؟ آيا به قدر كافى به جستجوى راه حلهاى متفاوت فكر كرده ايد؟)

• گام سوم: روش يا روشهای انتخاب راه حل :

شيوة تصميم گيري چگونه بوده است؟ در اين بخش توصيف كنيد كدام راه حل را برگزيده ايد؟ چرا اين راه حل مناسب ترين بوده است؟ چگونگي و فرايند اتخاذ اين تصميم را توصيف كنيد. آيا راه حل انتخابي نوآورانه است؟ چرا؟ آيا نتايج و پيامدهاى هريك از راه حلهاى ارائه شده مورد بررسى قرار گرفته است؟

• گام چهارم : توصیف اقدامات انجام شده پس از تصمیم گیری :

اقدامات انجام شده پس از تصميم گيري چه بوده است؟ تقدم و تأخر اقدامات به لحاظ زمانبندي چگونه است؟ چه كساني در اين اقدامات سهيم بوده اند؟ فهرستي از اقدامات انجام شده آماده شده است؟

• گام پنجم : نتايج به دست آمده از انجام اقدامات:

تغييرات مشاهده شده در راستاي حل مسئله چيست؟ آثار مثبت و منفي اقدامات كدام است؟ چه نتايجي از اقدامات انجام شده به دست آمده است؟ آيا مشكل حل شده است؟ اين تجربه را تا چه حد ميتوان در شرايط مشابه به كار برد؟ چه پيشنهاداتي براي به كارگيرندة اين تجربه داريد؟

[۱] منظور روايت ها و حكايت هاي سازماني است كه در خصوص وقايع و تجربيات گذشته معمولاً در ساعات صرف صبحانه، ناهار و هنگام نوشيدن چاي و به دلايل مختلف توسط كاركنان در خصوص مسائل، مشكلات، مصيبت ها و راه حل ها و موفقيت بيان مي شوند.